とんとん受付 使い方ガイド
「とんとん受付」は、受付に設置したタブレット端末で来訪の受付を行い、担当者にメール・Microsoft Teams・Slack で自動通知するオフィス受付システムです。受付画面のカスタマイズや通知設定、受付記録の閲覧は Web 管理画面から行います。
本ガイドでは、導入時のセットアップから日々の受付運用までの操作手順を説明します。
1システム構成
とんとん受付は、「受付タブレットアプリ」と「Web 管理画面」の 2 つを組み合わせて利用します。
| 構成要素 | 利用者 | 役割 |
|---|---|---|
|
受付タブレットアプリ （iPad / Android タブレット） |
訪問者・端末設置担当者 | 受付に設置し、訪問者が訪問先を選んで受付します。App Store / Google Play からインストールします |
|
Web 管理画面 （ブラウザ） |
管理者 | アカウント・端末・通知先・受付画面の管理と、受付記録の閲覧を行います。 サービスサイト（https://5k2k.jp）からログインします |
訪問者がタブレットで訪問先を選ぶと、サーバーを経由して担当者へメール・Teams・Slack の通知が即時に送信され、受付記録がサーバーに保存されます。
2導入の流れ
導入は次の 3 ステップで完了します。
管理画面のセットアップ
アカウント登録 → 端末の追加（デバイスコード発行）→ 通知設定 → 受付画面のカスタマイズ
タブレット端末のセットアップ
アプリのインストール → ペアリング → 訪問先データの作成および取り込み
受付開始
タブレットを受付に設置し、「受付を開始する」をタップして運用開始
3動作環境
| 対象 | 環境 |
|---|---|
| 受付タブレットアプリ | iPadOS / iOS 15.1 以降を搭載した iPad・iPhone、または Android 7.0 以降を搭載した Android タブレット・スマートフォン |
| Web 管理画面 | PC・タブレットのモダンブラウザ（Chrome / Edge / Safari 等） |
| 共通 | インターネット接続環境 |
4ガイドの構成
管理画面セットアップ編
アカウント登録・ログイン、端末の追加とデバイスコード発行、メール / Teams / Slack の通知設定、受付画面のカスタマイズ、受付動作設定
セットアップ 2端末セットアップ編
アプリのインストール、デバイスコードによるペアリング、訪問先データ（Excel）の作成・取り込み、サーバー同期と受付開始
日々の運用受付運用編
訪問者の受付操作の流れ、通知の届き方、受付記録の検索・Excel エクスポート
契約・管理契約・端末管理編
端末の入れ替え（コード再発行）、端末の解約・解約取り消し、お支払い管理、アカウント情報の変更
トラブル対応こんな時は?
通知が届かない、ペアリングできない、Excel 取り込みエラーなど、よくあるお困りごとの解決方法