受付運用編

セットアップ完了後の日々の運用について説明します。訪問者の受付操作の流れ、担当者への通知の届き方、受付記録の確認方法を紹介します。

対象: 受付操作は来訪対応をする全社員向け／受付記録の確認は管理者向け

このページの内容

1受付操作（訪問者の流れ）

訪問者は受付画面（訪問先選択画面）で、訪問先のボタンをタップします。タップした時点で担当者への通知が送信されます。

訪問先が多く画面に収まらない場合は、画面下部の下矢印ボタンで一覧をスクロールできます。

訪問先を選んだあと、会社名・訪問者名の入力画面が表示されます。入力はいずれも任意で、入力された内容は受付記録に保存されます。画面上部には「〇〇を呼び出しています。」と表示されます。

訪問者情報登録モードが「なし」の場合はこの画面は表示されず、訪問先を選んだ時点で受付完了画面に進みます。モードの切り替えは Web 管理画面の受付動作設定で行います。

受付完了画面が表示され、5 秒後に自動でトップ画面（訪問先選択画面）に戻ります。訪問者の操作はここまでです。担当者が迎えに来るまで、訪問者にはそのままお待ちいただきます。

トップ画面が一定時間操作されないと、登録済みのスクリーンセーバー（画像・動画）が全画面表示されます。画面をタップすると受付画面に戻ります。スクリーンセーバーが未登録の場合は表示されません。

訪問者が訪問先ボタンをタップすると、有効にしている通知手段（メール・Teams・Slack）へ同時に通知が送信されます。

通知手段	届き先
メール	訪問先データ（Excel）でその訪問先にメールアドレスが設定されていればその宛先へ、未設定であればメール設定の送信先メールアドレスへ届きます
Microsoft Teams	端末ごとに設定したチャネルへ届きます。訪問先データに Teams メンションが設定されていれば、担当者へのメンション付きで投稿されます
Slack	端末ごとに設定したチャンネルへ届きます。訪問先データに Slack メンションが設定されていれば、担当者へのメンション付きで投稿されます

Teams / Slack のメンションは、メールアドレスの誤りなどで担当者を特定できなかった場合でも、通知自体はメンションなしで届きます。

通知が届かない場合は、こんな時は? — 通知が届かないの確認手順を参照してください。

受付の履歴は Web 管理画面の受付記録画面で確認できます（ログイン直後に表示される画面です）。

端末名・訪問先名・会社名・訪問者名・受付日時（期間）で記録を絞り込めます。条件を入力して検索ボタンをクリックしてください。

Excelエクスポートボタンで、検索条件に合致する受付記録を Excel ファイルとしてダウンロードできます。来訪者の集計や紙の受付簿の代替としてご利用ください。